De werkwijze en de handelingen betreffende de uitwisseling van een back-up tussen de accountant en de cliënt
Introductie
In dit document vindt u een beschrijving over de werkwijze en de handelingen betreffende de uitwisseling van een back-up tussen de accountant en de cliënt.
Uitleg
Dit document bestaat uit twee onderdelen.
Alvorens u gebruikt maakt van het uitwisselen van back-ups dient u zicht bewust te zijn van de volgende aandachtspunten:
- SQL Server versie
Afhankelijk van de product update van Exact Globe Next en Exact Compact worden verschillende MS SQL Server versies ondersteund. Vanaf product update 393 kunt u bijvoorbeeld werken met MS SQL Server 2008 en vanaf product update 398 ook met MS SQL Server 2008 R2. Niet alleen de accountant heeft deze keuze, maar ook die cliënten van een accountant hebben diezelfde keuze. MS SQL Server is een compleet database en data analyse software pakket van Microsoft. Exact Globe Next en Exact Compact maken gebruik van dit programma voor het beheren van de database(s) van de administratie(s).
Back-ups tussen verschillende SQL versies zijn niet uitwisselbaar. Een back-up van een administratie die gebruikt is met MS SQL Server 2014 kan worden teruggelezen op MS SQL Server 2016, maar zodra deze is teruggelezen op MS SQL Server 2016 kan deze NIET meer worden teruggelezen op MS SQL Server 2014.
Vanaf Product Update 394 wordt het product update nummer en de SQL versie verwerkt in de naam van de back-up. Op deze wijze kunt u in een oogopslag zien van welke product update en SQL versie de back-up betreft. Bij het aanmaken van een back-up wordt de volgende werkwijze voor het bepalen van de naam gehanteerd: "Datum-Product update nummer-SQL versie-Administratie naam".
Bij een backup met de naam "20091001-394-SQL2008-Mijn Administratie.ebu" kunt u zien dat de backup is aangemaakt op SQL Server 2008. Om deze backup te kunnen teruglezen dient u minimaal over MS SQL Server 2008 te beschikken.
Wanneer de accountant bijvoorbeeld werkt met MS SQL Server 2016 en de klant met MS SQL Server 2014. Dan is het NIET mogelijk om de back-up uit te wisselen. In dit geval zijn er een aantal mogelijkheden:
Wanneer de klant werkt met MS SQL Server 2016 en de accountant werkt met MS SQL Server 2014. Dan is het NIET mogelijk om de back-up uit te wisselen. In dit geval zijn er een aantal mogelijkheden:
- De accountant installeert meerdere SQL versies. Bijvoorbeeld MS SQL Server 2016 op server 1, en MS SQL Server 2016 op server 2. Maar het is ook mogelijk om MS SQL Server 2014 en MS SQL Server 2016 naast elkaar op 1 server te installeren. Meer informatie hierover kunt u vinden in het installatie document. Voor databases tot 4GB kan er gebruik worden gemaakt van het gratis MS SQL Server 2008 Express (met MS SQL Server 2008 R2 Express kunt u werken met database tot 10GB). Deze is gratis te downloaden van de website van Microsoft.
- Exact Globe+ (Exact Compact+) maakt gebruik van een ander
back-up-formaat en de backups zijn niet uitwisselbaar tussen Exact
Globe+ (Exact Compact+) en Exact Globe Next.
- Release/Product update van Exact Globe Next of Exact Compact
Regelmatig komen nieuwe updates beschikbaar met nieuwe functionaliteit en verbeteringen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan release 380, release 381, product update 390 etc. Bij het uitwisselen van back-up dient u rekening te houden met het release nummer. Het is mogelijk om een administratie bij te werken naar een hogere release, maar het is niet mogelijk om terug te gaan naar een lagere release. In dit geval is de enige optie het terugzetten van een oudere back-up.
Wanneer de accountant werkt met release 380 en de klant met release 381, dan kan de accountant de back-up van de klant teruglezen maar deze kan vervolgens niet geopend worden. In dat geval dient de accountant zijn eigen programmatuur bij te werken naar release 381 zodat de administratie geopend kan worden. U dient er echter rekening mee te houden dat wanneer u de programmatuur bijwerkt naar release 381, dit invloed heeft op alle administraties die u hierin opent. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de accountant in dit geval de software bijgewerkt naar release 381, en vervolgens ook de administraties van cliënt A, B en C. Deze cliënten zelf werken echter ook nog met release 380, en kunnen vervolgens de back-up die ze van de accountant retour krijgen niet meer openen. Het is dus van belang dat er een goede afstemming is tussen de accountant en die cliënt aangaande updates van Exact Globe Next of Exact Compact.
Vanaf Product Update 394 wordt het product update nummer en de SQL versie verwerkt in de naam van de back-up. Op deze wijze kunt u in een oogopslag zien van welke product update en SQL versie de back-up betreft. Bij het aanmaken van een back-up wordt de volgende werkwijze voor het bepalen van de naam gehanteerd: "Datum-Product update nummer-SQL versie-Administratie naam".
Bij een backup met de naam "20091001-394-SQL2008-Mijn Administratie.ebu" kunt u zien dat het product update 394 betreft. Om deze backup te kunnen teruglezen dient u minimaal over Product Update 394 van Exact Globe Next te beschikken.
- Maximale back-up grote
De back-up functionaliteit in Exact Globe Next en Exact Compact maakt gebruik van een bepaald formaat waarvan de grote is beperkt tot 2 GB. Dit betekent dat alleen voor administraties van 2 GB of kleiner een back-up kan worden gemaakt/teruggelezen via Exact Globe Next of Exact Compact. Voor grotere administraties dient gebruik te worden gemaakt van een extern programma: SQL Server Management Studio (Express). Dit document beschrijft alleen de werkwijze voor het uitwisselen van back-ups die via Exact Globe Next of Exact Compact zijn aangemaakt.
Meer informatie over het maken en teruglezen van back-ups via SQL Server Management Studio (Express) en het teruglezen van een back-up via de Enterprise Manager.
- De gebruikersnaam in de administratie
Exact Globe Next en Exact Compact werken middels Windows toegangscontrole. Dit betekent dat de gebruiker die in MS Windows inlogt, ook in Exact Globe Next/Exact Compact kan inloggen. Wanneer er een back-up wordt gemaakt van een administratie is deze gebruikersnaam opgenomen in de back-up. Wanneer de accountant deze back-up terugleest kan deze niet geopend worden omdat de accountant een andere gebruikersnaam heeft dan de klant. Voor accountants is er de mogelijkheid om de back-up op een speciale manier terug te lezen zodat de gebruikersnamen van de accountant meteen in de back-up van de klant worden gezet.
Meer informatie over het teruglezen van een back-up van een klant via de accountancy module.
- Administratie aanmaken voor een klant
Wanneer de accountant de administratie heeft aangemaakt voor de klant, is het van belang dat de accountant voor het maken van de back-up de klant licentie importeert en de gebruikersnaam van de cliënt toevoegt in de administratie.
Meer informatie over het importeren van een klantenlicentie.
In het volgende overzicht worden de stappen getoond. In deze situatie wordt er vanuit gegaan dat MS SQL Server, Exact Globe Next of Exact Compact reeds zijn geïnstalleerd. Verder wordt er vanuit gegaan dat de rechten op de SQL Server correct zijn ingesteld. Mocht dit niet het geval zijn dan kan het stappenplan voor de installatie van Exact Globe Next en MS SQL Server of het stappenplan voor de installatie van Exact Compact en MS SQL Server doorlopen worden.
Het kan voorkomen dat niet alle stappen in uw geval van toepassing zijn. Samengevat bestaat het proces voor het aanmaken van de administratie voor een cliënt en het uitwisselen van de back-up uit de volgende stappen:
Vaak komt het voor dat de accountant een administratie aanmaakt voor een cliënt. Op deze wijze kan de accountant ervoor zorgen dat de klant met het juiste grootboekrekeningschema werkt en dat de administratie op een wijze is geconfigureerd die de accountant optimaal acht. Wanneer de accountant een administratie aanmaakt voor de klant kunnen er verschillende scenario's zijn:
- De accountant maakt de administratie aan op zijn/haar kantoor.
- De accountant maakt de administratie aan bij de cliënt op locatie.
- De accountant maakt geen administratie aan, want de cliënt heeft reeds een administratie.
De accountant maakt de administratie aan op zijn/haar kantoor
Wanneer de accountant de administratie aanmaakt op zijn/haar kantoor gebeurd dit vaak door een kopie te maken van een bestaande vooringerichte administratie. Vaak heeft een accountant een vooringerichte administratie voor ieder type bedrijf. Van deze basis administratie wordt vervolgens een kopie gemaakt die wordt ingericht op maat van de cliënt. Hierbij kunt u denken aan extra grootboekrekeningen, adresgegevens van een cliënt etc. Van deze administratie wordt een back-up gemaakt die aan de cliënt wordt verstrekt.
Voordat er van deze administratie een back-up wordt gemaakt zijn echter een aantal zaken van belang. Op het moment dat de accountant de administratie heeft aangemaakt, is in de administratie de licentie en de gebruikersnaam van de accountant aanwezig. Wanneer er nu een back-up gemaakt zou worden, betekent dit dat de klant over de licentie van de accountant beschikt en bovendien niet kan inloggen omdat de gebruikersnaam van de klant niet aanwezig is. Voordat de accountant hiervan een back-up maakt dient dan ook eerst de klant licentie te worden geïmporteerd. Samengevat bestaat het importeren van de klantlicentie uit de volgende stappen:
- In de administratie wordt een gebruiker aangemaakt voor de cliënt.
De accountant dient in dit geval bij de cliënt na te gaan welke Windows inlognaam men wil gebruiken voor Exact Globe Next/Exact Compact. Er wordt vervolgens een nieuwe gebruiker aangemaakt met deze gebruikersnaam. Verder dient de accountant deze gebruiker voldoende rechten te geven. Het geven van toegangsrechten is niet noodzakelijk
- De functie 'Importeren klantlicentie' wordt opgestart.
Middels deze functie wordt de licentie van de cliënt geïmporteerd in de administratie, en kan de gebruikersnaam van de klant geactiveerd worden. De accountant dient hiervoor te beschikken over het licentiebestand van de cliënt.
Via het menupad [Accountancy, Administraties, Importeren klantlicentie] wordt deze functie opgestart. Hier selecteert u bij het veld 'Licentiebestand' het licentiebestand van de cliënt. Bij het veld 'Gebruiker' selecteert u de gebruiker die u in stap 1 heeft aangemaakt. Vervolgens klikt u op 'Volgende' en daarna op 'Start', waarna de klantlicentie en de gebruikersnaam in de administratie worden geactiveerd.
- Nu kan een back-up van de administratie worden gemaakt.
Nadat u bovenstaande stappen heeft uitgevoerd kunt u een back-up maken van deze administratie.
Meer informatie over het importeren van de klantenlicentie.
De accountant maakt de administratie aan bij de cliënt op locatie
Wanneer de accountant de administratie aanmaakt op locatie bij de cliënt, beschikt de accountant niet over zijn/haar uitgebreide licentie. In dat geval dient bij het aanmaken van de administratie de klantlicentie te worden gebruikt. De Windows gebruiker die op dat moment is ingelogd, is meteen de bekend als gebruiker in Exact Globe Next/Exact Compact. Na het aanmaken en inrichten van de administratie is deze klaar voor gebruik en hoeven er geen extra stappen uitgevoerd te worden.
Meer informatie over het aanmaken van een nieuwe administratie.
De accountant maakt geen administratie aan, want de cliënt heeft reeds een administratie
Wanneer de klant reeds over een administratie beschikt hoeft er geen nieuwe administratie aangemaakt te worden en is deze stap dan ook niet van toepassing.
Wanneer de accountant de administratie heeft aanmaakt op zijn/haar kantoor dient er vervolgens een back-up gemaakt te worden die aan de cliënt wordt verstrekt. Voordat er van deze administratie een back-up wordt gemaakt zijn echter een aantal zaken van belang. Op het moment dat de accountant de administratie heeft aangemaakt, is in de administratie de licentie en de gebruikersnaam van de accountant aanwezig. Wanneer er nu een back-up gemaakt zou worden, betekent dit dat de klant over de licentie van de accountant beschikt en bovendien niet kan inloggen omdat de gebruikersnaam van de klant niet aanwezig is. Voordat de accountant hiervan een back-up maakt dient dan ook eerst de klant licentie te worden geïmporteerd. Samengevat bestaat het importeren van de klantlicentie uit de volgende stappen:
- In de administratie wordt een gebruiker aangemaakt voor de cliënt.
De accountant dient in dit geval bij de cliënt na te gaan welke Windows inlognaam men wil gebruiken voor Exact Globe Next/Exact Compact. Er wordt vervolgens een nieuwe gebruiker aangemaakt met deze gebruikersnaam. Verder dient de accountant deze gebruiker voldoende rechten te geven. Het geven van toegangsrechten is niet noodzakelijk
- De functie 'Importeren klantlicentie' wordt opgestart.
Middels deze functie wordt de licentie van de cliënt geïmporteerd in de administratie, en kan de gebruikersnaam van de klant geactiveerd worden. De accountant dient hiervoor te beschikken over het licentiebestand van de cliënt.
Via het menupad [Accountancy, Administraties, Importeren klantlicentie] wordt deze functie opgestart. Hier selecteert u bij het veld 'Licentiebestand' het licentiebestand van de cliënt. Bij het veld 'Gebruiker' selecteert u de gebruiker die u in stap 1 heeft aangemaakt. Vervolgens klikt u op 'Volgende' en daarna op 'Start', waarna de klantlicentie en de gebruikersnaam in de administratie worden geactiveerd.
- Nu kan de back-up worden gemaakt.
Meer informatie over het aanmaken van een back-up voor een klant via de accountancy module.
Wanneer de accountant een back-up heeft gemaakt en aan de cliënt heeft verstrekt kan de cliënt deze teruglezen in Exact Globe Next/Exact Compact.
Wanneer de cliënt met Exact Globe Next werkt kan deze gebruik maken van het stappenplan in document 04.325.505 om de back-up terug te lezen. Wanneer de cliënt met Exact Compact werkt kan deze gebruik maken van het stappenplan in document 04.458.795 om de back-up terug te lezen.
Wanneer de cliënt na het teruglezen van de back-up de administratie niet kan openen of niet over zijn/haar eigen licentie beschikt, betekent dit dat de stappen betreffende het importeren van de klantlicentie niet correct zijn uitgevoerd.
Meer informatie over het teruglezen van een back-up in Exact Compact en het teruglezen van een back-up in Exact Globe Next.
Nadat de cliënt gewerkt heeft in de administratie kan hij/zij deze middels een back-up aan de accountant aanleveren.
Wanneer de cliënt met Exact Globe Next werkt kan deze gebruik maken van het stappenplan in document 04.325.504 om de back-up aan te maken. Wanneer de cliënt met Exact Compact werkt kan deze gebruik maken van het stappenplan in document 04.458.827 om de back-up aan te maken.
Meer informatie over het maken van een back-up in Exact Globe Next en het maken van de back-up in Exact Compact.
Wanneer de accountant een back-up heeft ontvangen van een cliënt kan deze die niet zondermeer teruglezen. In de administratie staat immers de licentie en de gebruikersnaam van de cliënt. Om ervoor te zorgen dat de accountant na het teruglezen van de back-up ook kan inloggen in de administratie, en over de uitgebreide accountant licentie beschikt dient de back-up te worden teruggelezen volgens het stappenplan in document 04.325.506.
Meer informatie over het teruglezen van een back-up van een klant via de accountancy module.
Nadat de accountant de administratie van de klant gecontroleerd en gecorrigeerd heeft dient er een back-up gemaakt te worden voor de cliënt. Wanneer de accountant de back-up heeft teruggelezen via het stappenplan in document 04.325.506, dan is tijdens het teruglezen de gebruikersnaam en de licentie van de klant gedeactiveerd en vervangen door de licentie en de gebruikersnaam van de accountant. Wanneer nu een back-up wordt gemaakt, worden de licentie en gebruikersnaam van de accountant automatisch weer gedeactiveerd en die van de klant weer geactiveerd.
De back-up kan worden aangemaakt volgens het stappenplan in document Document 04.370.926.
Meer informatie over het aanmaken van een back-up voor een klant via de accountancy module.
Wanneer de accountant een back-up heeft gemaakt en aan de cliënt heeft verstrekt kan de cliënt deze teruglezen in Exact Globe Next/Exact Compact.
Wanneer de cliënt met Exact Globe Next werkt kan deze gebruik maken van het stappenplan in document 04.325.505 om de back-up terug te lezen. Wanneer de cliënt met Exact Compact werkt kan deze gebruik maken van het stappenplan in document 04.458.795 om de back-up terug te lezen.
Wanneer de cliënt na het teruglezen van de back-up de administratie niet kan openen of niet over zijn/haar eigen licentie beschikt, betekent dit dat de stappen betreffende het importeren van de klantlicentie niet correct zijn uitgevoerd.
Meer informatie over het teruglezen van een back-up in Exact Compact en het teruglezen van een back-up in Exact Globe Next.
Gerelateerde onderwerpen
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
18.109.867 |
| Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
26-09-2022 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |